基本概况：

2018年1月，公司某项目建成投产后，经多次与业主沟通，争议较大。但是，双方均表态，有书面资料或者双方电子邮件确认的，均无争议。

其实，我们有不少项目在履行环节，书面资料的管理是个不小的问题，而且这将直接影响到最终结算的效果。然而，社会的进步弥补了这项短板——电子邮件。

法律风险：

1、项目部的临时性和人员流动的频繁，对于项目部资料的管理提出了严峻的考验，若是稍有疏忽，很可能导致重要资料的遗失，悔之晚矣。

2、合同签订的过程中，如果不在合同中预留各方主体的重要信息，包括但不限于名称、通讯地址、联系人、联系方式、电子邮件等，后期的合同履行，甚至争议发生时相关文书的送达都会困难重重。

3、有些重要的合同中，往往对各方的告知义务或送达程序有着严格的要求，若是不能严格按照合同约定进行告知或送达，极有可能丧失一些重要的权利。

防范措施：

1、合同起草、签订时，注意添加各方的重要信息，如：名称、社会统一信用代码/身份证号、通讯地址、联系人、联系方式、电子邮件等，为履行环节提供便利。

2、合同起草、签订时，为提升电子邮箱送达的有效性。在合同中约定类似条款，如：各类签证、通知等来往函件可以通过邮寄方式送达，也可以通过电子邮箱送达，电子邮箱显示发送成功时，即视为送达成功等。

3、书面确认容易提高对方的警惕性，然而电子邮件相对而言随意性较大些，但对现场合同管理人员的要求相对高，项目管理人员要习惯各类签证、通知等资料，除了书面保存外，尽量电子邮件先确认一次。

此外，应该特别注意，一定要使用双方在合同或其他书面资料中预留的电子邮箱进行签证、通知等函件的来往，切勿使用书面确认意外的电子邮件。