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如何对内部审核中的不合格项进行有效整改

发布日期:2019-03-28 信息来源:工程管理部 作者:张湘禹 字号:[ ] 分享

内部审核中,审核组和受审核方有一个共同的目的,即通过审核发现和解决问题,提升管理水平。为此受审核方对不合格项的整改过程及审核组对不合格项的整改验证过程就显得非常重要,受审核方整改得好,审核组验证到位,审核才能实现增值,起到提升管理水平的作用。

本文对内部审核,即第二方审核的不合格项整改,从纠正、原因分析、纠正措施、举一反三整改及审核员对不合格项报告的验证和关闭几个方面来说明如何对不合格项进行有效整改。

一、 纠正

纠正的针对不合格对象(产品、过程或体系)的不合格所采取的措施。对不合格项的纠正,可分为以下4种情况:

1.能够彻底纠正

大部分不合格项都能够彻底纠正。如组织机构和人员分工,未细化;未按人员变动情况及时更新;部门间职能转移,相应的资料未移交;记录格式不正确;文件审批签字不齐全;文件更改不符合要求;作废文件管理不到位;计量器具没有按周期进行校准和检定;对环境的关注度不够;日常检查发现的问题没有采取纠正措施或采取纠正措施后未进行验证;环境因素识别不充分,对环境的关注度不够等。

2.在短期内无法完成的

有一些不合格项,在短期内无法完成纠正。如人的能力不能满足要求,很难在短期内提高人的能力,需经过一定的培训及经难积累,才能满足人员对能力的要求。库房不能满足要求,需要盖一座新库房或对老库房进行改造,短期内无法完成。类以这样的情况,受审核方制定了纠正措施计划并在措施完成前采取有效措施实施管理是完全可以的。

3.不需纠正

有些不合格事实本身不能进行纠正,只能在以后的工作中引以为戒,采取有效的措施,避免类似现象发生。如日常检查记录不完整;检查整改未进行验证;技术交底、安全交底记录交底人未签字等。不能对以往的记录进行修改,只需提供以后按要求填写的规范正确的记录。又如没有对某项合同进行评审,但此合同已经完成,纠正已没有意义,只需提供新的合同已按规定进行了合同评审的证据,可视为纠正。帮不需纠正的问题,应提供后续满足要求的证据。

4.影响到产品的不合格应追溯并保持证实材料

第一种,经追溯,对产品质量有影响,必须纠正并提供相关证据。如由于试验仪器的不合格或计量器具的不合格,造成的产品不合格,必须重新对试验仪器、计量器具进行校验,经校验合格后重新进行试验检验。

第二种,经追溯,对产品的质量没有影响,不必进行纠正,但必须说明原因。如在施工过程中,没有对分项工程中的隐蔽工程进行检验,但经后续工程试验验收证明分项工程是合格的。

二、 原因分析

原因分析是针对不合格项事实本身而言的,只有找到了不合格项发生的根本原因,才能制定出避免再发生的措施。

不合格项产生的原因多种多样,可能的原因有:体系不合格或文件性不合格、实施性不合格、效果性不合格,具体表现为人力资源不足,人员能力不满足要求,培训不到位,施工进度不当,对环境的关注度不够,计量、机械等资源不足,材料或原件缺陷,安全意识不够,内外、上下沟通不畅,管理方面的缺陷等。

原因分析不准,就不可能制定出有效的纠正措施。进行原因分析,必须在调查研究的基础上,经过充分的讨论后才能确定。进行原因分析时,应力求避免以下情况 :

第一种情况:原因分析不准或不到位。

第二种情况:原因分析往培训上靠,把“培训”看作“万金油”。所有的不合格都认为是培训造成的。虽然由于培训不到位,会造成很多不合格,但绝不是所有不合格发生的原因都是培训。如果任何不合格的发生都是培训不到位引起的,那么培训的有效性将无从实施。

三、 纠正措施

纠正措施是为消除已发现的不合格或其他不期望情况的原因所采取的措施。通过该措施的实施,可达到防止同类不合格的再次发生。纠正措施必须在查明问题根本原因的基础上,通过分析、计算和必要的试验验证来提出。制定纠正措施存在最多的问题是:把纠正当成了纠正措施,把教育和培训作为唯一的措施。如:不合格事实描述为:“没有对游标卡尺进行检定。”纠正为“已对该游标卡尺进行了检定。”纠正措施为“对当事人进行了培训,对游标卡尺进行了检定。”制定如此纠正措施,前提就是没有找到问题的根本原因。经了解,该问题的根本原因是“没有把该游标卡尺纳入到测量设备进行控制”,纠正措施自然应是“将所有的游标卡尺纳入测量设备进行管理,并对所有的游标卡尺按测量设备进行检定或核准。”

又如在对某项目的试验室审核时,发现用作试验分析的自行配置的试剂超期使用,第一次审核时发现了这个问题,开了不合格项,第二次审核时又发现了此问题,又开了不合格项。前后两次项目上所采取的纠正措施均是加强标准及试验室工作规程学习,并附有培训及考试合格、培训效果有效性评价记录。此问题的再次发生,说明了项目的纠正措施是不到位的。此后,审核组针对第一次审核的整改原因分析不到位的现象,让项目重新进行原因分析,找出了根本原因:因配置时间及试剂有效期记录在试验员笔记本上,不易识别出,造成了试剂超期使用。采取的纠正措施为:每次在配置出的试剂标签上(标签贴在试剂瓶上),注明此试剂的有效期(使用时能看到)。从此,也就解决了试剂超期使用的问题。

四、 不合格项报告的验证和关闭要求

审核员对不合格项进行有效的验证,以达到审核组和受审核方都满意的结果。从而达到提升企业管理水平的目的。

不合格项的验证方式有两种:书面验证和现场验证,两种验证方式的内容是一样的,区别是是否到现场。

不合格项的整改过程分纠正、原因分析、纠正措施三部分内容。不合格项的验证同样是这三项内容。每一项的内容是相互关联的。审核员在验证不合格项的整改材料时,要确保纠正措施的有效性。对于取得预期效果的纠正措施,要检查是否在管理体系的有关文件或规定中进行了规定;对于无效或效果不明显的要求应进一步分析和采取纠正措施。

当审核员确信已对不合格项进行了纠正,进行了原因分析,制定了纠正措施,措施实施效果良好,并提供了纠正和纠正措施已实施完成的客观证据,就可以关闭不合格项。

通过对内部审核中的不合格项进行有效整改,可以杜绝类似问题的发生,以达到提高企业管理水平的目的。当受审核方对不合格项整改完毕时,对不合格项整改的验证是保证不合格项有效性的关键。在对纠正措施进行验证时,要对纠正、原因分析、纠正措施的制定及实施效果结合起来进行,这样才能发现存在问题,确保纠正措施实施的正确性和有效性。






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