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关注入职新员工人事档案的管理

发布日期:2019-05-29 信息来源:人力资源部 作者:张如浩 字号:[ ] 分享

又到大学毕业季,众多莘莘学子也将陆续走进心仪的工作单位,报道、培训、走向工作岗位,成为公司新员工。在这系列的环节中,还有一个容易被忽视的重要环节即人事档案的转递管理。

档案记载着一个人成长的轨迹。刚毕业的新员工人事档案里面主要装着高中阶段和大学阶段的学习经历,包括各类登记表、考核表、学历、政治面貌、派遣证等。由于档案具有其真实性、原始性,具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用,所以它有极强的法律效益,具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。一些毕业生中之所以会流行“档案无用论”,一方面是毕业生对档案的不了解,另一方面则因为,有很多毕业生的就业方向都是私企,往往不接收档案和落户。随着社会发展,档案已变得越来越重要。如今,除了国家机关、事业单位外,部分大型的国有企业、外资企业等,也开始要求就业者提供档案,以根据档案中的记录了解其以往的生活、学习轨迹。

具体说,人事档案关系到新员工的工作和生活的重要方面, 主要表现在:  

1.考公务员,没有人事档案,没有办法过政审这关。

2.出国审查,没有档案,政审就无法进行。

3.某些大城市,比如北京、上海,办理落户,没有档案,也就没有办法落户。

4.进国企,事业单位需要档案,而且这是一个非常重要的材料。如果你没有档案且不及时补救,那么这种好单位的大门也会向你关上。

5.养老保险。工龄计算,必须要档案!退休后要拿到退休金,必须要档案,档案是否完备,也将影响到退休金的高低。

由此可见,对于个人来说,不管在何种体制单位,人事档案都具有一定的作用。可以说每个人都在以自己的实践活动谱写着自己的历史,同时将其转化为文字在档案中不断补充、不断添入新内容。所以说人事档案将伴随每个人的一生并发挥着重要的作用。那么新入职的员工又该怎么做呢?

1.大学毕业生在找工作时签了三方协议的,学校发了派遣证后,个人的档案一般情况下会由学校发往签约公司或所在城市的人事机构。作为新员工前往公司报到、学习培训期间,可以向人力资源部确认档案是否已转递到到位,如果收到,那你的档案就由公司负责管理。否则的话就需要自己前往学校查询,并按照要求办理提档手续,将档案转递到签约公司。

2.毕业后档案不能放在自己手里。每年都有一些学生,并不是很注重自己的档案,甚至一些人的档案一直在自己的手中,档案长期在自己手里超过2年,就会成为“死档”,在自己想考研或是考公务员的时候才发现档案已经成为死档了,从而影响了自己的人生规划。这种情况需要尽快到人才中心补办存档手续,具体政策每个地方不一样,需要咨询。

3.档案丢失成为“死档”。未落实工作的毕业生(或找到工作没及时来学校处理的),学校会将档案和户口一起打回原籍(或转到学生户口所在地的人才交流中心,或转至生源所在地级市的人事局或教育局接收),过程中容易丢失形成“死档”。这种情况下,如何找到自己的档案?最有效的办法就是从学校开始查,因为学校转出到任何一个地方都有登记。人事档案的每一次转入、转出也都有记录,顺藤摸瓜应该能找到,只是浪费了很多时间和精力。

4.如果暂时没有入职打算,可将自己的档案转回到原籍人事局或人才市场。把档案放在家乡的人才市场,以后在外地找到工作后不会麻烦,一方面有些单位入职不需要档案,就算以后找到国企、考到公务员,单位发函到您家乡人才市场调档案就可以了。

另外还有一点:千万不要因为好奇,就私自拆封你的人事档案,那样你的档案就无效了。

作为即将入职的新员工,要充分认识到人事档案的重要性,别忽视了给自己的档案找一个家。(供稿单位审核:吴娟)

 

 

 





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